Zurück zum Blog

Rechnungen auf iPhone und Mac: So funktioniert die Synchronisierung über iCloud

Eine Rechnung auf dem iPhone beginnen und auf dem Mac weiterbearbeiten: Was die iCloud-Synchronisierung voraussetzt, was Sie bei Problemen prüfen sollten und warum sie kein Backup ersetzt.

Nach einem abgeschlossenen Auftrag haben Sie Ihr iPhone zur Hand, beim Prüfen Ihrer Rechnungen sitzen Sie dagegen am Mac. Rechnungsdaten möchten Sie weder doppelt eingeben noch Arbeitsdateien per E-Mail hin- und herschicken. Fakturino speichert Daten lokal und nutzt iCloud und CloudKit, um sie zwischen Ihren eigenen Apple-Geräten zu synchronisieren.

Dabei gelten zwei wichtige Grenzen: Die Geräte müssen denselben Apple-Account verwenden, und Synchronisierung ist nicht dasselbe wie eine Sicherung früherer Datenstände. Diese Checkliste hilft Ihnen, die Arbeit auf zwei Geräten nicht mit der gemeinsamen Nutzung im Team zu verwechseln.

Was Sie für Rechnungen auf iPhone und Mac benötigen

  • Fakturino auf beiden Geräten. Prüfen Sie vor der Installation im App Store die Kompatibilität der aktuellen Version.
  • Denselben Apple-Account für iCloud. Prüfen Sie in den Einstellungen Ihres iPhone und Mac die Angaben zu Ihrem Apple-Account. Stellen Sie sicher, dass es sich nicht um zwei unterschiedliche Accounts handelt.
  • Eine Verbindung und Zugang zu iCloud. Die Übertragung von Änderungen hängt von Apples Diensten ab. Eine Änderung auf einem Gerät ohne Verbindung kann nicht sofort auf dem anderen erscheinen.

Für die tägliche Arbeit mit Rechnungen benötigen Sie kein zusätzliches Webkonto bei Fakturino. Einzelheiten finden Sie unter Datenschutz und Daten.

So prüfen Sie den Wechsel zwischen Ihren Geräten

  1. Öffnen Sie Fakturino auf dem ersten Gerät und bereiten Sie eine Rechnung vor. Wenn Sie die Synchronisierung erst testen, verwenden Sie einen eindeutig gekennzeichneten Testentwurf und senden Sie ihn nicht an einen Kunden.
  2. Schließen Sie das Speichern der Änderungen ab und lassen Sie das Gerät mit dem Internet verbunden.
  3. Öffnen Sie die App auf dem zweiten Gerät und prüfen Sie die entsprechende Rechnung und die neuesten Angaben. Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Kunde und Betrag, nicht nur einen ähnlichen Namen.
  4. Bearbeiten oder exportieren Sie die Rechnung erst nach dieser Prüfung weiter. Fehlt sie, legen Sie nicht sofort eine zweite Kopie derselben Rechnung an.

Dies ist ein Prüfablauf, keine Zusage einer festen Übertragungszeit. Ist iCloud nicht verfügbar, kann die Synchronisierung vorübergehend eingeschränkt sein.

Übersicht über Rechnungen und Finanzen in Fakturino auf dem Mac
Die Übersicht in der Mac-App. Das Bild bestätigt nicht den Synchronisierungsstatus eines bestimmten Accounts.

Wenn Rechnungen auf dem anderen Gerät nicht erscheinen

Prüfen Sie zuerst die Verbindung, die Übereinstimmung des Apple-Accounts und die Verfügbarkeit von iCloud. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre App- und Betriebssystemversionen unterstützt werden. Notieren Sie, auf welchem Gerät die letzte Änderung vorgenommen wurde und welche Rechnung sie betrifft.

Beginnen Sie nicht damit, die App zu löschen, Daten zurückzusetzen oder eine ältere Datei wiederherzustellen. Schützen Sie zuerst die aktuellen Daten und prüfen Sie die Möglichkeiten zur Sicherung und Wiederherstellung. Das Wiederherstellen von Kunden und Rechnungen ersetzt die jeweilige Datenkategorie; es ist kein Verfahren, um zwei unterschiedliche Datenbestände unüberlegt zusammenzuführen.

Synchronisierung, Backup und PDF haben unterschiedliche Aufgaben

  • Die iCloud-Synchronisierung überträgt Arbeitsdaten. Auch Änderungen und Löschungen können übertragen werden.
  • Backup Vault speichert lokale Wiederherstellungspunkte auf dem jeweiligen Gerät.
  • Eine externe JSON-Kopie ist eine separate Datei zur Wiederherstellung. Bewahren Sie sie außerhalb der App an einem geschützten Speicherort auf. Es handelt sich um eine lesbare Datei, nicht um ein automatisch verschlüsseltes Archiv.
  • Ein exportiertes PDF ist ein Dokument für Kunden oder zur Archivierung, kein Ersatz für die gesamte Arbeitsdatenbank.

Für eigene Geräte, nicht für Teams mit unterschiedlichen Accounts

Die aktuelle Synchronisierung von Fakturino ist für Geräte mit demselben Apple-Account vorgesehen. Sie verspricht keinen gemeinsamen Unternehmensdatenbestand über unterschiedliche Apple-Accounts hinweg. Wenn mehrere Personen zusammenarbeiten müssen, klären Sie die Anforderungen vorab und versuchen Sie nicht, dies durch die Weitergabe von Zugangsdaten zu lösen.

Testen Sie Ihren Arbeitsablauf

Entdecken Sie Fakturinos Funktionen für Rechnungen auf iPhone und Mac. Den Umfang von Free und Premium können Sie auf der aktuellen Preisseite vergleichen.

Laden Sie Fakturino aus dem App Store und prüfen Sie zunächst mit einem Testentwurf, ob Sie die Arbeit auf Ihren eigenen Geräten fortsetzen können.