Vystavená faktúra ešte neznamená peniaze na účte. Pri niekoľkých klientoch sa dá v platbách udržať poriadok aj pravidelnou ručnou kontrolou. Dôležité je neskákať rovno od prehľadu k upomienke: najprv overte doklad, potom skutočnú platbu a až následne kontaktujte klienta.
1. Oddeľte koncepty od pohľadávok
Začnite tým, ktoré doklady ste už naozaj vystavili a poslali. Rozpracovaný koncept nie je nezaplatená zákazka, ktorú treba urgovať. Fakturino rozlišuje koncepty, nezaplatené a zaplatené faktúry; pri nezaplatenej vystavenej faktúre vie zohľadniť aj uplynutý dátum splatnosti. Samotný dátum však nehovorí, či vám už klient peniaze poslal.
2. Platbu skontrolujte mimo aplikácie
Pri každej otvorenej faktúre porovnajte klienta, číslo dokladu, sumu, menu a splatnosť s dostupnými údajmi o platbe. Pozrite sa do banky alebo si overte iný dohodnutý spôsob úhrady. Fakturino tu slúži na ručné zaznamenanie stavu, nie na automatické bankové párovanie. Ak suma alebo identifikácia nesedia, najprv rozdiel objasnite.
3. Až potom zaznamenajte úhradu
Keď máte platbu overenú, označte faktúru ručne ako zaplatenú. Stav má odrážať zistenú skutočnosť, nie očakávanie ani prísľub klienta. Pri čiastočnej alebo nejasnej úhrade sa nespoliehajte na jednoduché označenie celej faktúry: podrobnosti si vyriešte osobitne. Tento postup nenahrádza účtovnú evidenciu ani kontrolu účtovníkom.
Kontrolný zoznam na každý týždeň
Vyberte si pravidelný deň a prejdite rovnaký krátky zoznam. Ak máte málo dokladov, cieľom nie je vytvárať ďalšiu tabuľku, ale mať pri každej otvorenej faktúre jasný ďalší krok. Keď výsledok neviete potvrdiť, nechajte si ho na doriešenie namiesto odhadu.
- Skontrolujte, či nejde iba o koncept alebo už zaplatený doklad.
- Porovnajte dátum splatnosti s tým, čo bolo dohodnuté s klientom.
- Overte pohyb na účte a prípadné nejasnosti v sume či mene.
- Potvrdené úhrady zaznamenajte ručne.
- Pri ostatných faktúrach rozhodnite, či počkáte, preveríte rozdiel alebo napíšete klientovi.
4. Pripomienku pošlite vedome
Ak faktúra zostáva neuhradená, napíšte vlastnú stručnú správu s číslom faktúry, dátumom splatnosti a prosbou o preverenie. Napríklad: „Dobrý deň, prosím o preverenie úhrady faktúry [číslo] so splatnosťou [dátum]. Ak ste už platbu odoslali, ďakujem za informáciu.“ Ide o vzor vlastnej správy, nie o automatickú funkciu aplikácie.
Kópiu PDF môžete zdieľať alebo odovzdať e-mailovej aplikácii podľa nastavenia zariadenia. Pred odoslaním skontrolujte adresáta a prílohu. Otvorená e-mailová správa nie je potvrdením doručenia a zobrazenie faktúry po splatnosti samo osebe žiadnu pripomienku neodošle.
Kedy vám tento postup prestane stačiť
Ak potrebujete bankové párovanie, automatické upomienky alebo spoločnú prácu viacerých ľudí, hľadajte riešenie, ktoré tieto úlohy výslovne podporuje. PDF pre klienta ani ručný stav úhrady nie sú náhradou za povinný štruktúrovaný doklad či daňové odoslanie. Vhodnosť svojho fakturačného postupu riešte osobitne od tejto týždennej kontroly.
Základný PDF postup a ručné stavy si môžete vyskúšať vo Free: najviac päť uložených klientov a tri faktúry za kalendárny mesiac podľa dátumu vystavenia, vrátane konceptov. Pozrite si funkcie Fakturina a porovnanie Free a Premium. Pred skúškou overte kompatibilitu zariadenia a začnite vzorovými údajmi.