Když fakturu vystavíte za dvě minuty, ale jedna chybějící položka zdrží platbu o týden, rychlost moc nepomůže. Právě proto se vyplatí vědět, jak vyplnit údaje do faktury správně hned napoprvé. Ne kvůli papírování navíc, ale kvůli klidu, přehledu a tomu, aby vám odběratel nemusel fakturu vracet k opravě.
Pro většinu živnostníků a freelancerů je faktura jednoduchý dokument. Jenže jednoduchý neznamená ledabylý. Stačí špatné IČ, chybějící datum nebo nejasný popis služby a z běžné administrativy je zbytečné kolečko navíc. Dobrá zpráva je, že jakmile víte, co kam patří, je vystavení faktury rutina na pár desítek sekund.
Jak vyplnit údaje do faktury krok za krokem
Nejrychlejší cesta je držet se pevného pořadí. Nejdřív údaje o dodavateli, potom odběrateli, pak samotné plnění, ceny a termíny. Když jdete tímto směrem pokaždé, méně často něco přeskočíte.
1. Údaje o dodavateli
Do faktury patří vaše identifikační údaje. Typicky jméno a příjmení nebo název firmy, sídlo nebo místo podnikání, IČ a případně DIČ, pokud jste plátce DPH nebo identifikovaná osoba. Pokud podnikáte jako fyzická osoba, nepřepisujte si do faktury marketingový název značky, pokud není vaším oficiálním obchodním jménem. Na dokladu mají být údaje, podle kterých jste jednoznačně dohledatelní.
Častá chyba je i v adrese. Faktura nemá obsahovat místo, kde zrovna pracujete nebo kam si necháváte posílat balíky, ale oficiální sídlo nebo adresu podnikání. Pokud máte zapsanou provozovnu a potřebujete ji uvést navíc, můžete, ale základ je vždy správná identifikace podnikatele.
2. Údaje o odběrateli
Stejně pečlivě vyplňte zákazníka. U firmy se uvádí název, sídlo, IČ a případně DIČ. U nepodnikající fyzické osoby bývá rozsah údajů jednodušší, ale i tady platí, že faktura má odpovídat tomu, komu skutečně fakturujete.
Jestli vystavujete faktury firmám pravidelně, vyplatí se údaje nepsat ručně pokaždé znovu. Nejvíc překlepů vzniká právě při přepisování názvu společnosti, adresy nebo IČA. U českých firem dává smysl kontrola podle IČ, ideálně přes ARES, protože snižuje riziko, že uvedete staré nebo neúplné údaje.
3. Číslo faktury
Každá faktura musí být jednoznačně označená. V praxi to znamená vlastní číselnou řadu, která dává smysl a nepřeskakuje bezdůvodně sem a tam. Nejčastější řešení je kombinace roku a pořadového čísla. Důležité je hlavně to, aby se čísla neopakovala a abyste v nich měli pořádek i za několik měsíců.
Není nutné vytvářet složitý systém. Naopak. Čím jednodušší řada, tím menší prostor pro chybu. Pokud faktury vystavujete z mobilu nebo mezi schůzkami, automatické číslování ušetří čas i pozdější dohledávání.
4. Datum vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti
Tahle trojice se často plete. Datum vystavení je den, kdy fakturu vytvoříte. Datum uskutečnění zdanitelného plnění říká, kdy byla služba nebo dodávka skutečně poskytnuta. Datum splatnosti určuje, do kdy má odběratel zaplatit.
U neplátce DPH se může zdát, že datum zdanitelného plnění není tak podstatné, ale pořádek v datech se vyplácí vždy. U plátců DPH je už zásadní. Pokud například dokončíte zakázku 30. dubna, ale fakturu vystavíte 2. května, nejde o totéž datum a není dobré je bezmyšlenkovitě sjednocovat.
5. Popis služby nebo zboží
Nejasná položka je jeden z nejčastějších důvodů, proč odběratel žádá opravu nebo doplnění. Text typu „práce dle dohody“ vám sice může připadat rychlý, ale účetní oddělení klienta z něj často nepozná, co vlastně schvaluje. Mnohem lepší je krátký a konkrétní popis, třeba „grafický návrh letáku“, „překlad článku z AJ do ČJ“ nebo „instalatérské práce v bytě, oprava odpadu“.
Není potřeba psát román. Stačí, aby bylo zřejmé, co bylo dodáno, v jakém rozsahu a za jakou cenu. U hodinové práce se hodí počet hodin, u kusů počet jednotek, u paušálu jasné období.
Jak vyplnit cenu a DPH
Právě tady vzniká hodně nejistoty, protože záleží na tom, jestli jste plátce DPH, neplátce nebo identifikovaná osoba. Neexistuje jeden univerzální postup pro všechny.
Neplátce DPH
Pokud nejste plátce DPH, uvádíte cenu bez rozpisu sazby a částky DPH. Typicky tedy vyplníte jednotkovou cenu, množství a výslednou celkovou částku. Není vhodné na faktuře vytvářet sloupce s nulovou DPH jen proto, že to tak někde vypadá profesionálněji. Přehlednost je důležitější než imitace cizího režimu.
Plátce DPH
Jako plátce DPH už musíte rozlišit základ daně, sazbu DPH a výslednou částku včetně DPH. Pokud fakturujete položky v různých sazbách, musí to být z faktury jasně patrné. Tady se chyby prodražují nejvíc, protože nejde jen o formu, ale i o správný daňový výpočet.
U služeb do zahraničí nebo ve specifických režimech je situace složitější. Pokud si nejste jisti, co přesně uvést kvůli DPH, neberte fakturační aplikaci jako právní výklad. Nástroj vám zrychlí vystavení dokladu, ale správné nastavení režimu je potřeba ověřit podle konkrétní situace.
Platební údaje, které šetří čas oběma stranám
Faktura bez správných platebních údajů je prakticky pozvánka k dotazům. U bankovního převodu zkontrolujte číslo účtu, kód banky, variabilní symbol a konečnou částku. Pokud používáte QR platbu, usnadníte klientovi úhradu hlavně u menších firem a jednotlivců, kteří fakturu platí ručně z mobilu.
Někdo přidává i poznámku s poděkováním nebo instrukci k platbě. To je v pořádku, pokud tím nepřebijete podstatné informace. Faktura má být srozumitelná na první pohled. Ne reklamní plocha.
Nejčastější chyby při vyplňování údajů do faktury
Když se lidé ptají, jak vyplnit údaje do faktury, většinou nehledají teorii. Chtějí se hlavně vyhnout zbytečným opravám. Nejčastěji se opakují stejné problémy.
První je nesoulad údajů mezi fakturou a živnostenským nebo obchodním rejstříkem. Druhá chyba bývá ve špatně uvedeném datu plnění. Třetí v příliš obecném popisu služby. A čtvrtá v nepřesné částce - třeba když součet položek nesedí s celkem nebo když je špatně spočítaná DPH.
Samostatná kategorie jsou překlepy v e-mailu, adrese nebo IČ odběratele. Formálně může být faktura skoro správně, ale v praxi ji klient nezařadí, protože nesedí identifikace. Pokud fakturujete opakovaně stejným zákazníkům, ukládání kontaktů a předvyplnění údajů není pohodlí navíc. Je to způsob, jak omezit chyby.
Co na faktuře nemusí být, i když to tam lidé často dávají
Na internetu narazíte na spoustu vzorů, které obsahují kdeco. Ne všechno je ale nutné. Razítko není povinné. Podpis obvykle také ne. Logo firmy je čistě volitelné. Pokud vám záleží na rychlosti a přehledu, klidně nechte fakturu strohou. Důležité jsou správné údaje, ne dekorace.
Podobně je to s dlouhými obchodními podmínkami přímo na faktuře. Někdy dávají smysl, častěji ale dokument jen znepřehlední. Když klient potřebuje účetní doklad, ocení spíš čistou strukturu než hustě popsaný spodní okraj.
Kdy se vyplatí mít vyplnění faktury co nejvíc automatické
Ručně lze vystavit jedna dvě faktury měsíčně bez větší bolesti. Jakmile ale fakturujete pravidelně, ruční přepisování je pomalé a nespolehlivé. Automatické číslování, uložené kontakty, doplnění firmy podle IČ nebo přednastavené sazby zkracují práci hlavně ve chvíli, kdy fakturu vytváříte mezi dalšími úkoly.
Praktický rozdíl je i v tom, kde fakturu vystavujete. Na cestách nebo po dokončení zakázky v terénu potřebujete jednoduchý postup, ne systém, ve kterém se proklikáváte přes účetnictví, sklady a dashboardy, které vůbec nepotřebujete. Třeba Fakturino je postavené právě na tomhle principu - rychle vyplnit, odeslat, mít hotovo a přitom mít data pod kontrolou ve vlastním Apple prostředí.
Pokud jste živnostník, který nechce řešit zbytečně složitý software, berte fakturu jako krátký proces se čtyřmi kontrolními body: kdo fakturuje, komu, za co a za kolik. Jakmile sedí tyto základy, většina chyb zmizí. A když si jednou nastavíte správná data, další faktury už nejsou administrativa navíc, ale rychlý krok mezi hotovou prací a zaplacením.